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INFORMATIVA AI SENSI DELL’ ART. 13 DEL D.LGS. 196/03 (aggiornata al 18 luglio 2011)
illycaffè S.p.A. (di seguito denominata anche "la Società" o “illycaffè”) con la presente informativa Le comunica le finalità e modalità di trattamento dei dati Suoi di cui sarà in possesso conferiti in apposito form.
Saranno richiesti e trattati solo i dati necessari al perseguimento delle finalità elencate nella presente informativa.
1. La informiamo che tali dati verranno trattati da illycaffè in modalità manuale, cartacea informatica o telematica (conservando e trattando pertanto illycaffè i dati su supporto cartaceo e informatico). Specifiche misure di sicurezza sono osservate da illycaffè per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati. Tutti i dati di cui sopra verranno conservati e trattati da illycaffè nel pieno rispetto della riservatezza in ottemperanza a tutte le norme vigenti (e quindi nel rispetto anche dei principi di correttezza, liceità, trasparenza e tutela della riservatezza e dei diritti) e con logiche strettamente correlate alle finalità indicate nella presente informativa. Sui dati saranno compiute da illycaffè le sole operazioni necessarie al perseguimento delle finalità indicate in tale informativa. I dati saranno conservati presso le sedi di illycaffè e presso i responsabili del trattamento nominati (oltre che presso i terzi a cui i dati vengono comunicati in qualità di autonomi titolari e indicati al punto 4 della presente informativa) e saranno organizzati anche in banche dati anche informatiche
2. I dati potranno essere trattati da illycaffè (che tratterà i soli dati necessari al perseguimento di ogni singola finalità e compierà sui dati le sole operazioni necessarie al perseguimento di tali finalità):
A) al fine di poter rispondere alla Sua richiesta;
B) al fine di far valere o difendere un diritto di illycaffè nelle opportune sedi e per adempiere ad un obbligo previsto dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria (e per tali finalità il trattamento può avvenire senza il consenso dell’interessato ai sensi dell’art. 24 lett. a, f del D.Lgs. 196/03);
C) al fine di invio di materiale pubblicitario/informativo e/o di vendita diretta di prodotti-servizi di illycaffè e dei suoi partner, da parte di illycaffè e/o per effettuare comunicazioni commerciali sempre da parte di illycaffè su prodotti-servizi-iniziative di illycaffè; il tutto al recapito e-mail conferito. Si rammenta che l’invio di e-mail potrà avvenire anche in maniera elettronica con l’ausilio di strumenti automatizzati.
3. Il conferimento dei dati richiesti per le finalità di cui al punto 2 lett. A della presente informativa è facoltativo (come il relativo consenso) e tuttavia il mancato conferimento (così come il mancato consenso) potrà comportare per illycaffè, l’impossibilità di rispondere alla Sua richiesta. Il conferimento dei dati per le finalità di cui al punto 2 lett. B della presente informativa è necessario e il mancato conferimento potrà comportare per illycaffè, l’impossibilità di rispondere alla Sua richiesta. Il conferimento dei dati per le finalità di cui al punto 2 lett. C della presente informativa e il relativo consenso, sono facoltativi e il mancato conferimento e consenso non comporteranno alcuna conseguenza se non quella di non ricevere il materiale e le comunicazioni di cui al punto in oggetto, mentre nessuna conseguenza vi sarà sulla possibilità di risponderle.
4. Fatte salve eventuali ulteriori comunicazioni che si rendessero necessarie ai fini legali e le comunicazioni ai soggetti indicati in altre parti della presente informativa, i dati potranno essere comunicati da illycaffè per le finalità di cui al punto 2 lett. A) della presente informativa a: vettori-spedizionieri-poste (per la consegna di eventuali comunicazioni e materiale). Per le finalità di cui al punto 2 lett. B) della presente informativa, i dati potranno essere comunicati da illycaffè a vettori-poste-spedizionieri, organi giudiziari e di polizia (in caso di richieste motivate o previsione di legge), enti pubblici (in caso di richieste motivate o previsione di legge), legali, consulenti legali. Per le finalità di cui al punto 2 lett. C della presente informativa, i dati non saranno comunicati a terzi da illycaffè. Si rammenta che illycaffè comunicherà i soli dati indispensabili al perseguimento di ogni singola finalità. Potranno trattare i dati (venendone quindi a conoscenza per conto di illycaffè) tutti gli incaricati del trattamento nominati da illycaffè (addetti del settore legale e logistico- anche quindi addetti all’imbustamento e alle spedizioni - anche esterni, addetti del settore marketing anche esterni, quadri, dirigenti, membri del CdA e del collegio sindacale, tecnici informatici e addetti dei sistemi informativi, addetti al call center, consulenti anche esterni -es. consulenti qualità-certificazioni, consulenti informatici, legali, fiscali-, stagisti, internal auditor, collaboratori del responsabile del trattamento di cui al punto 6 e collaboratori di altri responsabili del trattamento come in seguito specificato, addetti all’università del caffè) e responsabili del trattamento esterni (quali ad esempio società di imbustamento e spedizione, società di servizi di marketing e promozione, società-studi esterni e professionisti che svolgono attività funzionali e di ausilio a quelle di illycaffè- es. consulenza legale- outsourcer informatici che possono anche ospitare server illycaffè, società di call center) nonché i responsabili interni. I responsabili esterni potranno trattare dati per le finalità proprie dell’incarico anche attraverso loro collaboratori incaricati allo svolgimento delle attività che tali soggetti esterni svolgono per conto di illycaffè oltre che ad attività di gestione e conservazione di server/elaboratori di tali responsabili esterni su cui risiedano dati illycaffè. Incaricati e responsabili tratteranno i dati solo se necessario allo svolgimento della loro mansione compiendo le sole operazioni necessarie allo svolgimento della mansione stessa. La Scrivente Società si premunirà di far garantire la massima riservatezza dai terzi e dagli incaricati e responsabili su indicati, comunicando loro le finalità per cui i dati sono stati conferiti e indicando le finalità per le quali i dati sono stati loro comunicati.
5. Titolare del trattamento è la Scrivente Società illycaffè S.p.A. con sede in via Flavia 110 a Trieste nr. di telefono +39 040 3890 111, nr. di fax +39 040 3890 490, email infoprivacy@illy.com.
6. Il responsabile del trattamento dei dati a cui si potrà rivolgere per tutto quanto concerne il trattamento dei dati e in particolar modo per esercitare nei tempi e modi previsti dalla legge i diritti di cui all’art. 7 del D.Lgs. 196/03 (e quindi anche per revocare il consenso eventuale alle attività di cui al punto 2 lett. C della presente informativa) , e per ottenere la lista completa e aggiornata di altri eventuali Responsabili del trattamento, è il Direttore dei Sistemi Informativi e Organizzazione Processi, che può contattare per la presente ai recapiti della sede illycaffè in via Flavia 110 a Trieste (tel. + 39 040 3890 111, fax +39 040 3890 490, e-mail infoprivacy@illy.com). Sul sito internet www.illy.com alla pagina “policy privacy” potranno essere comunicati eventuali cambiamenti del responsabile sopraindicato e aggiornamenti della presente informativa. Pertanto si invita a visitare il sito stesso fatta salva la possibilità di richiedere informazioni anche nelle modalità previste dall’art. 9 del D.Lgs. 196/03 (ponendo -come in tutti i casi in cui si contatti il responsabile di cui sopra per iscritto- la comunicazione o le richiesta (qualora sia scritta) con oggetto “richiesta informazioni privacy” all’attenzione del responsabile del trattamento dei dati personali il Direttore dei Sistemi Informativi e Organizzazione Processi).
7. L’interessato potrà in qualsiasi momento esercitare nei tempi e nei modi previsti dalla legge, i diritti di cui all’art. 7 del D.Lgs. 196/03 che si riporta di seguito:
Art. 7 (Diritto di accesso ai dati personali ed altri diritti)
1. L'interessato ha diritto di ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile.
2. L'interessato ha diritto di ottenere l'indicazione:
a) dell'origine dei dati personali;
b) delle finalità e modalità del trattamento;
c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici;
d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell'articolo 5, comma 2;
e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati.
3. L'interessato ha diritto di ottenere:
a) l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l'integrazione dei dati;
b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
c) l'attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.
4. L'interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte:
a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
b) al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.